Dijitalleşmeyle birlikte işletmeler için defter tutma biçimi de e-defter uygulamasıyla birlikte dönüşüm geçiriyor. İşletmelerin mali süreçleri çok daha verimli ve hesap verebilir hale getiren dijital dönüşüm süreci ise zaman zaman zorlayıcı olabilir.
e-Fatura ve e-Arşiv gibi yaygınlaşan uygulamalara her geçen gün yenileri eklenerek dijital dönüşüm daha geniş alanlara ulaşıyor. Henüz işletmelerin tamamı için zorunlu tutulmayan ancak dileyen işletmelerin gönüllülük esasıyla da geçiş yapabileceği e-Defter uygulaması da bunlardan biridir. Belirli sektörler ve ciro limitleri için kullanımı zorunlu olsa da matbu defterleri ortadan kaldırması, yazıcı ve mürekkep maliyetlerini azaltması, arşiv sürecini kolaylaştırması gibi e-defter avantajları, birçok işletmenin gönüllü olarak bu sisteme geçiş yapmasına neden oluyor. “E-Defter nedir?” sorusundan başlayarak uygulama hakkında merak edilenleri ele alalım.
e-Defter Uygulaması ve Kullanım Amacı
“E-defter uygulaması nedir?” sorusuna, Türk Ticaret Kanunu (TTK) ve Vergi Usul Kanunu (VUK) hükümlerinde belirtildiği biçimde işletmeler tarafından tutulması gereken yevmiye defteri ve büyük defterin (defter-i kebir) dijital versiyonudur, yanıtı verilebilir. İşletmelere yönelik dijitalleşme sürecinin bir parçası olarak ortaya çıkan e-Defter uygulaması, matbu defter kullanımının terk edilerek defter tutma işleminin dijital ortamda gerçekleşmesini sağlar.
e-Defter uygulaması ile birlikte şirketlerin matbu defter düzenleme ve notere oynatlama süreçlerinde yaşadığı zorluklar ortadan kalkarken aynı zamanda hesaplama aşamasında yaşanan hatalarda en aza indirilir. Tamamen dijital ortamda düzenlenen e-Defter, e-İmza ya da mali mühür ile imzalanarak ve zaman damgası eklenerek yasal geçerlilik kazanır.
Mali kayıtların dijital ortamda güvenle saklanmasını sağlayan ve hesap verilebilirliği artıran e-Defter uygulamasında, düzenlenen e-defter’ler, işletmelerin tercihine göre aylık veya 3 aylık periyotlarda olmak üzere Gelir İdaresi Başkanlığı’na iletilir. Gönderim işleminden sonra defter beratları ve muhasebe fişlerinin yasalar ile belirlenen süre boyunca saklanması ise işletmelerin sorumluluğundadır.
e-Defter Kullanımı Zorunlu Olan Sektör ve İşletmeler
e-Fatura ve e-arşiv uygulamalarında olduğu gibi e-defter kullanma zorunluluğu da her geçen yıl daha fazla işletmeyi kapsayacak şekilde güncellenir. Yasal düzenlemelerle e-defter kullanımı zorunlu tutulan işletmelerin dışında defter düzenleme zorunluluğu bulunan işletmeler de istemeleri durumunda e-defter’e geçiş yapabilirler. 2025 yılı için zorunlu olarak e-defter uygulamasına geçmesi gereken işletmeler ise şöyledir:
- e-Fatura kullanımı zorunlu sektörlerde (e-ticaret, konaklama, sağlık ve benzeri) faaliyet gösteren ya da sektör bağımsız bir biçimde belirlenmiş yıllık ciro limitini (2025 yılı için 3 milyon TL) aşan, e-fatura kullanımı zorunlu tutulan işletmeler e-defter sistemine de geçiş yapmalıdır.
- Türk Ticaret Kanunu kapsamında bağımsız denetlenmesine karar verilen şirketler için e-Defter kullanımı zorunludur.
- e-Defter kullanımı zorunlu olan mükelleflerin, tam bölünme, birleşme veya tür değişikliğine gitmeleri halinde ortaya çıkan yeni tüzel yapı da e-Defter’e geçmelidir.
- Gelir İdaresi Başkanlığının vergi uyum düzeyi düşük ve riskli olduğu yönünde karar verdiği şirketlerin ciro ve sektör ayrımı gözetmeksizin e-defter’e geçişini talep edebilir.
- Gönüllülük esasıyla e-fatura ve a-arşiv sistemine geçiş yapan işletmeler, yine kendi istekleri doğrultusunda e-defter sistemine geçiş yapabilir. Ancak belirtilen ciro limitlerine ulaşmadıkları müddetçe zorunlu tutulmazlar.
e-Defter Başvurusu Gerçekleştirme
e-Defter uygulamasına geçişi zorunlu ya da kendi tercihiyle geçiş yapmayı seçen işletmelerin öncelikle gereklilikleri tamamlamaları gerekir. “e-Defter başvurusu nasıl yapılır?” sorusunun yanıtı oldukça basit olsa da başvuru öncesinde gerçek kişi mükellefler e-imza veya mali mühür, tüzel kişi mükellefler ise mali mühür sahibi olması gerekir. Ardından GİB idaresindeki edefter.gov.tr/edefterbasvuru adresinden başvuru işleminizi gerçekleştirebilirsiniz. Başvuru formunda talep edilen bilgilerin doğru ve eksiksiz bir şekilde girilmesiyle birlikte e-defter başvurusu gerçekleştirilmiş olur. Dijital Vergi Dairesi üzerinden de e-defter başvuru dilekçesi ile başvuru işleminizi gerçekleştirebilirsiniz.
e-Defter Hazırlama ve GİB’e İletme
“e-Defter nasıl hazırlanır?” ve “e-defter nasıl GİB’e gönderilir?” soruları işletmelerin en merak ettiği konulardan biridir. Yeni nesil muhasebe programları e-fatura ve e-arşiv’de olduğu gibi e-defter düzenleme ve gönderim sürecinde de size yardımcı olacaktır. Ancak defter düzenleme sistemine ve dijital uygulamalara yabancı olanlar için bu süreç karmaşık olabilir.
e-Defter uygulamasına geçiş yapan işletmeler, GİB tarafından belirlenen standartları takip ederek e-defter beratı hazırlamalıdır. Şirketin muhasebe süreçlerine yönelik bilgilerin yer aldığı e-Defter beratı e-imza ya da Mali Mühür ile imzalanarak GİB’e iletilir. Gelir İdaresi Başkanlığı ise gönderilen e-defter beratını onaylar ve mühürleyerek geri verir. GİB tarafından gerçekleştirilen bu onay işlemi e-defter içeriğinin uyumluluğu ile ilgili değildir. Mühürleme işlemi, e-defter beratının daha sonrasında değiştirilemeyeceği anlamına gelir. e-Defter beratları işletmeler tarafından saklanmalı ve olası denetimlerde sunulabilmelidir.
e-Arşiv ve e-fatura’da olduğu gibi e-defter süreçlerini de uyumluluk sahibi muhasebe programları ile yönetmeniz çok daha verimli olacaktır. Siz de Orka Muhasebe programı ile e-defter düzenleme, gönderim ve saklama süreçlerini kolay ve güvenli şekilde gerçekleştirebilirsiniz.
