Yumurtalık Belediyesi’nden Dijital Dönüşüm Hamlesi

Adana’nın Yumurtalık ilçesinde belediyenin yaklaşık 1,5 yıl önce başlattığı dijital arşiv projesinde sona yaklaşıldı.

Geçmişten bugüne fiziki arşivlerde bulunan yaklaşık 1 milyon belgeyi kapsayan çalışmada 800 binin üzerinde sayfa dijital ortama aktarıldı.

Yapay zekâ destekli özel yazılım sayesinde eski tarihli belgelere saniyeler içinde ulaşılabilecek.

Yumurtalık Belediyesi, kurumsallaşma ve dijital dönüşüm çalışmaları kapsamında belediyenin yıllardır fiziki ortamda muhafaza edilen arşivini dijital ortama taşıyor.

Yumurtalık Belediye Başkanı Erdinç Altıok’un göreve gelmesinin ardından başlatılan proje kapsamında, belediyenin farklı birimlerinde bulunan yüz binlerce evrak tek tek taranarak dijital arşiv sistemine aktarılıyor.

Fen İşleri, İmar ve Şehircilik, Zabıta ve Temizlik İşleri başta olmak üzere farklı müdürlüklere ait belgelerin dijitalleştirildiği çalışmada bugüne kadar 800 binin üzerinde sayfa sisteme aktarıldı.

Projenin yaklaşık yüzde 90’ı tamamlanırken, kalan belgelerin de önümüzdeki 1-2 ay içerisinde dijital ortama aktarılması hedefleniyor.

Projenin yalnızca belgelerin taranmasıyla sınırlı olmadığı belirtildi.

Yumurtalık Belediyesi’nin ihtiyaçlarına özel olarak geliştirilen yapay zekâ destekli dijital arşiv yazılımı, belediye personelinin aradığı belgelere daha hızlı ulaşmasına imkân sağlayacak.

Yeni sistem sayesinde yetkili personel, aradığı evraka ilişkin temel bilgileri sisteme girerek 10 yıl veya daha eski tarihli belgelere dahi saniyeler içerisinde ulaşabilecek.

Fiziki arşivlerde geçmişte saatler, günler hatta bazı durumlarda haftalar sürebilen belge arama işlemlerinin dijital sistemle önemli ölçüde hızlandırılması hedefleniyor.

Bu dönüşümün belediye personelinin iş yükünü azaltmasının yanı sıra vatandaşların ve yatırımcıların belediyedeki iş ve işlemlerinin de daha hızlı yürütülmesine katkı sağlaması bekleniyor.

Dijitalleştirilen belgelerin yedeklenerek güvence altına alındığı projede veri güvenliği, bilişim güvenliği, siber güvenlik ve yedekleme süreçleri de dikkate alındı.

Böylece fiziki arşivlerin karşı karşıya kalabileceği yangın, su baskını, nem ve yıpranma gibi risklere karşı belediyenin kurumsal hafızasının korunması amaçlanıyor.

Projenin tamamlanmasının ardından da dijital arşiv çalışmasının devam edeceği belirtildi. Belediyede bundan sonra üretilecek yeni belgelerin de düzenli olarak sisteme aktarılmasıyla arşivin yaşayan ve sürekli güncellenen bir kurumsal hafızaya dönüştürülmesi planlanıyor.

Yumurtalık Belediye Başkanı Erdinç Altıok, dijital arşiv projesinin vatandaşların doğrudan görebildiği klasik belediye yatırımlarından farklı olduğunu ancak kurumsal ve sürdürülebilir belediyecilik açısından büyük önem taşıdığını söyledi.

Göreve geldiklerinde belediyenin kurumsal yapısını güçlendirmeyi öncelikli hedeflerinden biri olarak belirlediklerini ifade eden Altıok, şöyle konuştu:

“Sürdürülebilir hizmet anlayışının kişilere bağlı değil, güçlü bir kurumsal yapıya bağlı olduğuna inanıyoruz. Bir belediyenin hafızası arşividir. Geçmişte yapılmış bir işlemin, alınmış bir kararın veya düzenlenmiş bir belgenin yıllar sonra dahi hızlı ve güvenli şekilde erişilebilir olması gerekir.”

Dijital dönüşümün kurumsallaşmanın önemli unsurlarından biri olduğunu belirten Altıok, yaklaşık 1,5 yıl önce kapsamlı bir çalışma başlattıklarını söyledi.

Altıok, “Yüz binlerce evrak, 800 binin üzerinde sayfa tek tek tarandı.

Bununla yetinmedik; belediyemizin ihtiyaçlarına göre çalışan, yapay zekâ destekli arama altyapısına sahip özel bir dijital arşiv sistemi oluşturduk.

Bugün çalışmanın yüzde 90’ını tamamlamış durumdayız ve personelimiz sistemi kullanmaya başladı.

Çok kısa süre içerisinde mevcut fiziki arşivimizin dijitalleştirilmesini tamamen bitirmiş olacağız” dedi.

Adana Büyükşehir Belediyesi ile uyumlu bir çalışma süreci yürüttüklerini belirten Altıok, dijital arşiv gibi projelerin belediye bütçesinde yalnızca bir harcama olarak değerlendirilmemesi gerektiğini söyledi.

Altıok, kurulan sistemin yalnızca mevcut yönetim döneminde değil, gelecek yıllarda görev yapacak belediye yönetimleri ve çalışanları tarafından da kullanılacağını belirterek şöyle konuştu:

“Bazı belediye hizmetleri hemen gözle görülür; yol yaparsınız, park yaparsınız, bina yaparsınız.

Bazı yatırımlar ise vatandaşın karşısında fiziksel olarak durmaz ama belediyenin sağlıklı çalışabilmesi için en az onlar kadar önemlidir.

Dijital arşiv de bunlardan biridir. Bugün kurduğumuz bu sistem yalnızca bizim dönemimizde değil, bizden sonra gelecek yönetimler ve belediye çalışanları tarafından da uzun yıllar kullanılacak.

Yani biz aslında yalnızca bugünün sorununu çözmüyor, Yumurtalık Belediyesi’nin gelecek on yıllarına hizmet edecek sistemsel bir altyapı kuruyoruz.”

Belediyenin mali imkânlarının sınırlı olduğunu ancak buna rağmen dijital dönüşüm ve kurumsallaşma çalışmalarını sürdüreceklerini belirten Başkan Altıok, kaynakların doğru kullanılmasıyla kalıcı yatırımlar ortaya koymaya çalıştıklarını ifade etti.

Altıok, sözlerini şöyle tamamladı:

“İmkânlarımızın ve bütçemizin sınırlı olduğu bir gerçek. Ancak bunu çağın gerektirdiği dönüşümü ertelemenin gerekçesi olarak görmüyoruz.

Aksine elimizdeki kaynakları doğru kullanarak kalıcı işler üretmeye çalışıyoruz. Amacımız Yumurtalık Belediyesi’ni çağın gerisinde kalan bir kurum değil; teknolojiyi etkin kullanan, kurumsal hafızasını koruyan, vatandaşına daha hızlı hizmet veren ve kişilere değil sistemlere dayalı çalışan güçlü bir belediye yapısına dönüştürmek.”

Altıok, dijital arşiv projesinin Yumurtalık Belediyesi’nin geleceğine yönelik önemli adımlardan biri olduğunu belirterek, mali zorluklara rağmen kurumsallaşma, teknoloji ve dijital dönüşüm yatırımlarını sürdüreceklerini kaydetti.