Bir kurum için çok sayıda ofis koltuğu seçilirken yalnızca katalog görsellerine veya kısa süreli oturma deneyimine güvenmek yeterli değildir. Toplu alım öncesinde yapılacak numune denemesi, farklı fiziksel özelliklere sahip çalışanların aynı modeli gerçek mesai koşullarında kullanmasını ve deneyimlerini ortak ölçütlerle değerlendirmesini sağlar. Böylece seçim sürecinde kişisel beğenilerin yanında oturma konforu, ayar yeterliliği ve mevcut çalışma alanlarıyla uyum da dikkate alınır.

POLEN Mobilya'nın çalışma koltuğu kategorisinde ergonomik sırt, ayarlanabilir kolçak, bel desteği, file ve kumaş sırt gibi farklı ihtiyaçlara yönelik özellikler öne çıkar. Ancak bu özelliklerin her modelde aynı şekilde bulunduğu düşünülmemelidir. Satın alma sorumluları, idari işler ve insan kaynakları ekipleri, numune değerlendirmesini ürünün teknik bilgileriyle çalışanların gerçek kullanım deneyimini karşılaştıracak şekilde planlamalıdır.

Numune Denemesi Neden Tek Kişiyle Sınırlandırılmamalı?

Aynı koltuk, farklı boy ve kilodaki çalışanlarda farklı oturma deneyimleri oluşturabilir. Kısa boylu bir kullanıcı için uygun bulunan yükseklik ayarı, uzun boylu bir çalışan için yeterli olmayabilir. Benzer şekilde gün boyunca bilgisayar başında çalışan personelle sık sık masasından ayrılan bir çalışanın koltuktan beklentileri aynı değildir. Bu nedenle tek kişinin olumlu değerlendirmesi bütün kurum adına yeterli kabul edilmemelidir.

Deneme grubunda farklı fiziksel özelliklere ve çalışma alışkanlıklarına sahip birkaç personelin bulunması yararlıdır. Örneğin dört kişilik bir grupta uzun süre ekran başında çalışan, evrak işlemleri yürüten, telefon görüşmeleri yapan ve gün içinde farklı çalışma noktalarını kullanan kişiler yer alabilir. Bu sayı zorunlu bir standart değildir. Kurumun departman yapısına göre katılımcı sayısı artırılabilir.

Katılımcıların kişisel sağlık bilgilerini paylaşmaları veya beden ölçülerini forma yazmaları gerekli değildir. Denemenin amacı çalışanları sınıflandırmak değil, modelin farklı kullanıcılara uyarlanıp uyarlanamadığını anlamaktır. İlk görüşlerin birbirinden bağımsız toplanması, çalışanların diğer katılımcıların yorumlarından etkilenmesini de azaltabilir.

Deneme Takvimi Gerçek Mesaiye Nasıl Uyarlanmalı?

Showroom ortamında birkaç dakika oturmak, ilk değerlendirme için fikir verebilir. Ancak bir koltuğun günlük kullanım koşullarındaki uygunluğunu anlamak için olağan iş akışı içinde denenmesi gerekir. Numunenin kurum ortamında kullanılabildiği durumlarda çalışanlar, modeli bilgisayar kullanırken, toplantıya bağlanırken, evrak incelerken ve masadan kalkıp yeniden otururken değerlendirmelidir.

İdari işler birimi, katılımcıların numuneyi sırayla kullanacağı bir takvim hazırlayabilir. Denemenin birkaç iş gününe yayılması, ilk oturuşla mesainin ilerleyen saatlerindeki deneyimi karşılaştırma fırsatı verir. Burada önemli olan belirli bir süreyi tamamlamak değil, her çalışanın kendi görevlerini yaparken yeterli gözlem oluşturabilmesidir.

Deneme sırasında masa yüksekliği, ekran konumu ve kullanılan çalışma alanı da kaydedilmelidir. Örneğin kolçakların masa tablasına çarpması, yalnızca koltukla ilgili bir özellik olarak değerlendirilmemelidir. Masanın altındaki kullanılabilir açıklık da sonucu etkileyebilir. Ortam koşullarının belirtilmesi, geri bildirimlerin daha doğru yorumlanmasına yardımcı olur.

Numune Üzerinde Hangi Ayarlar Kontrol Edilmeli?

Her katılımcı aynı temel kontrolleri yapmalıdır. Ayarlar rastgele değiştirilmek yerine belirli bir sırayla denenirse hangi özelliğin uygun bulunduğu, hangisinin sorun oluşturduğu daha açık anlaşılır. Değerlendirme başlamadan önce ilgili modelin hangi ayarları sunduğu doğrulanmalıdır.

1. Oturma yüksekliği: Çalışan koltuğu kullandığı masaya göre ayarlamalıdır. Ayakların zemine basabilmesi, masa ile dirsek seviyesinin uyumu ve yükseklik aralığının yeterliliği gözlemlenmelidir.
2. Ergonomik sırt: Kullanıcı normal çalışma pozisyonundayken sırtlığın sunduğu desteği değerlendirmelidir. Sırtın tamamını rahatça dayayıp dayayamadığı ve pozisyon değiştirdiğinde hissettiği farklılıklar kaydedilmelidir.
3. Bel desteği: Desteğin kullanıcıya uygun noktaya denk gelip gelmediği kontrol edilmelidir. Modelde ayarlanabilir destek bulunuyorsa farklı konumlar ayrı ayrı denenmelidir.
4. Kolçaklar: Ayarlanabilir kol seçeneklerinde kullanıcı dirseklerini destekleyebilmeli ve masaya rahat yaklaşabilmelidir. Kolçakların masa altına girişi engelleyip engellemediği ayrıca incelenmelidir.
5. Senkron mekanizma: Bu mekanizmaya sahip modellerde günlük oturma pozisyonları arasında geçişin kullanıcı tarafından kolay bulunup bulunmadığı değerlendirilmelidir.

Bir çalışanın ayarı bulamaması ile ayarın mevcut olmasına rağmen kendisine uygun gelmemesi farklı durumlardır. İlk sorun kullanım açıklamasıyla çözülebilirken ikinci durum başka bir modelin değerlendirilmesini gerektirebilir. Bu ayrım değerlendirme formunda açıkça belirtilmelidir.

File ve Kumaş Sırt Farklı Sıcaklıklarda Nasıl Denenmeli?

Fileli ve kumaş sırtlı modellerin karşılaştırılmasında ofisin ortam sıcaklığı dikkate alınmalıdır. File sırtın hava geçirgenliği, sıcak ve kalabalık çalışma alanlarında değerlendirilmesi gereken bir özelliktir. Kumaş sırtın hava geçirgenliği ise dokusuna bağlı olarak değişebilir. Serin ortamlarda kullanılan bir modelin sıcak bir ofiste aynı deneyimi sunacağı varsayılmamalıdır.

Karşılaştırmanın anlamlı olması için iki seçeneğin mümkün olduğunca benzer koşullarda denenmesi gerekir. Bir çalışan file sırtlı modeli sıcak bir öğleden sonra, kumaş sırtlı seçeneği ise klimanın yoğun çalıştığı bir sabah kullanmışsa yorumlar doğrudan eşdeğer kabul edilmemelidir.

Katılımcılara sırt yüzeyinin temas hissi, hava geçirgenliği ve mesai sonundaki konfor algısı sorulabilir. Ortamın sıcaklığı ve klima kullanımı da kaydedilmelidir. Farklı departmanların farklı sırt kaplamalarını tercih etmesi, kurum genelinde tek seçeneğe bağlı kalınmaması gerektiğini gösterebilir.

Numune Deneme Formunda Hangi Sorular Bulunmalı?

Geri bildirimlerin yalnızca sözlü olarak alınması, farklı kullanıcıların değerlendirmelerini karşılaştırmayı zorlaştırabilir. Basit bir form hazırlanarak bütün katılımcılara aynı sorular yöneltilebilir. Formun başlangıcında model adı, deneme tarihi, çalışma alanı ve yaklaşık kullanım süresi bulunmalıdır.

Her soru için uygun, kısmen uygun ve uygun değil seçenekleri kullanılabilir. Ayrıca kısa açıklama alanı bırakılması, verilen yanıtların nedenini anlamayı kolaylaştırır. Aşağıdaki tablo kurum içinde kullanılabilecek örnek bir değerlendirme yapısı sunar.

Formdaki açıklamalar mümkün olduğunca somut olmalıdır. Örneğin yalnızca "kolçak uygun değil" yazmak yerine "kolçak masa tablasına çarptığı için masaya yaklaşamadım" ifadesinin kullanılması, sorunun hangi koşulda ortaya çıktığını gösterir. Bu tür kayıtlar, tedarik ekibinin ürün özellikleriyle mevcut ofis düzenini birlikte değerlendirmesini sağlar.

Geri Bildirimler Nasıl Karşılaştırılmalı?

Deneme tamamlandığında yalnızca olumlu değerlendirmelerin sayılması yeterli değildir. Öncelikle farklı katılımcılarda tekrar eden sorunlar belirlenmelidir. Birden fazla çalışan yükseklik aralığını yetersiz bulmuşsa modelin ayar seçenekleri yeniden incelenmelidir. Tek bir kullanıcının yaşadığı uyumsuzluk ise masa ölçüleri ve çalışma alışkanlıklarıyla birlikte değerlendirilmelidir.

Birden fazla numune kullanılmışsa bütün modeller aynı sorularla ve benzer koşullarda karşılaştırılmalıdır. Kullanıcıların tercih gerekçeleri ayrı kaydedilmeli, bulunmayan özellikler olumsuz kullanım deneyimiyle karıştırılmamalıdır. Bazı departmanların farklı modelleri tercih etmesi de geçerli bir sonuçtur. Amaç, önceden belirlenmiş bir seçeneği onaylatmak değil, kurumsal ihtiyaçları somut gözlemlerle belirlemektir.

Numune Sonuçları Teklif Talebine Nasıl Aktarılmalı?

Değerlendirme tamamlandığında tedarik dosyasında uygun bulunan modeller, ihtiyaç duyulan adetler, kullanılacak departmanlar, tercih edilen sırt kaplamaları ve gerekli ayarlar belirtilmelidir. Deneme sırasında çözülemeyen uyumsuzluklar da açıkça yazılmalıdır. Böylece teklif görüşmesi yalnızca ürün adları üzerinden değil, kurumun gerçek kullanım ihtiyaçları üzerinden yürütülebilir.

POLEN Mobilya'nın kategori sayfasında kullanım alanı, kişi sayısı ve günlük kullanım süresi bilgilerine göre model değerlendirmesi yapılabildiği belirtilir. Döşeme, renk ve kolçak seçenekleri de teklif aşamasında ele alınabilir. Modellerin Masko Mobilyacılar Sitesi'ndeki showroomda denenebilmesi, farklı seçenekleri yerinde karşılaştırmak isteyen kurumlar için değerlendirilebilir. Numunenin kurum adresine gönderilmesi ise otomatik olarak varsayılmamalı, deneme koşulları ayrıca görüşülmelidir.

Toplu alımda elde edilen en yararlı sonuç, bütün çalışanların aynı modeli beğenmesi değildir. Asıl kazanım, hangi modelin hangi kullanıcı grubuna ve çalışma ortamına daha uygun olduğunun anlaşılmasıdır. Gerçek mesai sırasında yapılan gözlemler, düzenli geri bildirim formları ve teknik özelliklerin karşılaştırılması sayesinde kurumlar ihtiyaçlarını daha açık tanımlayabilir. Bu değerlendirme tamamlandıktan sonra belirlenen model ve adet bilgileriyle teklif alınabilir.